Impacto del Brexit en los sistemas IT: SAP y el Brexit

Tras la salida oficial del Reino Unido el pasado 31 de enero se inicia el breve periodo transitorio hasta la salida definitiva el 31 de diciembre de 2020, en unas condiciones aún no determinadas con total claridad.

Además del evidente impacto político y social, ¿cómo impacta el Brexit en nuestros sistemas de información y en concreto en las aplicaciones SAP? Aunque el grado de las consecuencias es todavía poco claro, existen algunas certezas que queremos comentar en este primer artículo sobre el tema que publicaremos durante el 2020.

Los puntos donde el Brexit tiene impacto en los sistemas de IT son:

• Cambios de datos maestros y organizativos.
• Gestión de procesos de negocio y medios de pago.
• Un aspecto puramente técnico en SAP son los necesarios cambios en indicadores de IVA e indicadores de retención.
• Cambios y gestión de informes legales.
• Actualización de las aplicaciones SAP.

Cambios de datos maestros y organizativos.

En los datos maestros de acreedores y clientes, así como en muchos datos de estructuras organizativas del sistema identificamos (con el objetivo de aplicar las reglas legales específicas de la UE) el país relevante para cada objeto de SAP y si el mismo es o no es comunitario.

Gestión de medios de pago.

El European Payments Council ha publicado un documento con el acuerdo firmado de pertenencia de los esquemas SEPA para GB durante el periodo de transición hasta 31 diciembre 2020 (https://www.europeanpaymentscouncil.eu/news-insights/news/operational-implications-no-deal-brexit-sct-and-sdd-transactions ) que debe ser consultado y aplicado en la medida que sea necesario.

Gestión de proceso de negocio.

Uno de los puntos cruciales que se podrían ver afectados con mayor impacto para muchas de las implantaciones SAP es la exigencia de documentos para los movimientos de mercancías entre Reino Unido (UK) y el resto de países de la UE que hasta ahora no eran legalmente exigibles.

Así mismo está pendiente de analizar posibles repercusiones fiscales https://elderecho.com/novedades-del-iva-2020-las-consecuencias-del-brexit-iva (las entregas y adquisiciones de bienes pasarán a ser consideradas exportaciones o importaciones) así como la exigencia de aplicar impuestos a operaciones inter-company de movimientos de mercancía.

El impacto de estas posibles circunstancias es el aspecto más problemático al depender en gran medida de las negociaciones en curso, existiendo el margen de un posible acuerdo “a la noruega” donde en la práctica todo siga siendo igual respecto a los movimientos de mercancía hasta un “hard brexit” que transforme el Reino Unido en un país sin acuerdos comerciales en vigor con la UE.

La recomendación para aquellas compañías que tengan movimientos de materiales “in company” a través de varios países es analizar el posible impacto y anticipar los tiempos necesarios para adecuar los sistemas de información.

Corte de flujos de documentos.

En algunos casos podría ser recomendable gestionar los contratos en curso, pedidos pendientes, ordenes de entrega para diferenciar los documentos en función del periodo del brexit (antes o después) en que se han realizado, para evitar (por ejemplo) que un pedido entregado parcialmente en dos fechas (una previa y otra posterior) al brexit pueda generar inconsistencias en la gestión.

Indicadores de IVA

Los indicadores de impuestos de IVA en SAP se configuran indicando si el indicador o el país es miembro de la UE, por ello tendremos que crear nuevos indicadores de impuestos para las operaciones en Reino Unido y tener especial cuidado de no utilizar los indicadores antiguos fuera de los plazos en que todavía son relevantes.

Aunque no es un asunto estrictamente relacionado con el Brexit, recuerden la necesidad de validar el NIF de las operaciones intracomunitarias (2866929 – EU Validation of VAT registration number of EU business partners).

Cambios y gestión de informes legales.

Los informes legales en la UE no cambiar, pero si el modo en que las operaciones con Reino Unido se deben registrar e informar en las fechas previas e inmediatas al futuro Brexit, deben tener en cuenta la configuración y adaptaciones de sus informes para poder excluir operaciones con Reino Unido a partir del día siguiente al inicio del Brexit (1 de enero de 2021)

Actualización de las aplicaciones SAP.

Será preciso actualizar sus sistemas SAP, si es posible mediante actualización de la versión del SP o si no esto no fuera posible al menos revisar las notas relevantes para el Brexit y aplicar las mismas verificando su funcionalidad con especial atención a los movimientos de documentos entre el periodo previo y el periodo posterior.